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Il cliente scrive su WhatsApp
Il cliente trova il numero WhatsApp dell’attività — nel messaggio di segreteria, sul sito, su Google, in vetrina — e scrive lì. Il messaggio riceve risposta anche fuori orario.
Quando la chiamata non riceve risposta
Il telefono squilla mentre sei al lavoro e non puoi rispondere. Quando richiami, il cliente può aver già trovato qualcun altro: chi cerca un intervento di solito contatta più numeri e si ferma al primo che risponde.
In una rilevazione interna su 127 attività artigiane del Meratese il fattore che si accompagnava alle valutazioni più alte non era la qualità del lavoro descritta nelle recensioni, ma la rapidità di risposta al primo contatto.
Plancia risponde ai messaggi, non alle telefonate. Per questo il numero WhatsApp dell’attività va indicato dove chi chiama lo trova: nel messaggio di segreteria, sul sito, sulla scheda Google. Chi non ha ricevuto risposta al telefono ha un posto dove scrivere subito, e la richiesta arriva a te già ordinata.
Sara Fumagalli
NUOVA
333 000 0000 · 14 min fa
«La Clio non parte al mattino, da ieri. Batteria cambiata a marzo. Potrei passare giovedì.» Allegati: vocale dell’avviamento e foto del cruscotto.
INTERVENTO
FOTO · AUDIO
Dalla conversazione alla richiesta
Configurazione officina, testi reali. Le singole risposte cambiano a ogni conversazione.
Officina Rossi
su WhatsApp · esempio
stamattina non partiva, poi al
terzo colpo è partita ma fa un rumore strano
Sono l’assistente AI di
Officina Rossi. Ti faccio due domande e passo la richiesta
all’officina: marca e modello? L’auto parte e
cammina o è ferma? Se puoi, manda un vocale del rumore
all’avviamento.
Come usiamo i tuoi dati
Golf del 2018, parte ma il
rumore resta
▶ VOCALE · 0:12
Ho tutto. Giro la richiesta
all’officina: ti ricontattano in orario di apertura.
Il cliente, su WhatsApp
Richieste
2 nuove · 4 da gestire
Tutte
Nuove
In corso
Luca Colombo
4 min fa
Nuova
Intervento
Rumore metallico in avviamento,
auto ferma
Golf 2018 · audio
Urgente
Laura Brambilla
18 min fa
Nuova
Preventivo
Preventivo per tagliando completo
Panda 2020
#1043
Giuseppe Villa
1 ora fa
In lavorazione
Appuntamento
Cambio gomme invernali
Tucson 2019
#1041
Richieste
Calendario
Statistiche
Impostazioni
Il titolare, nell’app
Provala su WhatsApp
Scrivi a Plancia, sul nostro numero
Sul numero WhatsApp di Promethea Automation risponde Plancia, l’assistente AI che offriamo alle attività, qui al lavoro per noi. Scrivile per provarla, o per chiederci informazioni su Plancia, su un sito o sull’intelligenza artificiale.
Promethea Automation
+39 353 425 8142
Numero WhatsApp
Scrivile come scriveresti a noi, per la tua attività: qui fa le domande di Promethea, non quelle di un’officina.
Scrivi su WhatsApp
Ti risponde per primo un assistente AI, Plancia, e te lo dice nel primo messaggio. Risponde ai messaggi, non alle telefonate. Come trattiamo quello che ci scrivi: informativa privacy.
Ti fa poche domande — di che cosa hai bisogno, che attività hai, come ricontattarti — e passa la richiesta, in ordine, al nostro team, che ti risponde. È quello che farebbe con i clienti della tua attività.
Qui è configurata per noi: le domande sono quelle che servono a Promethea Automation, non quelle dell’officina dell’esempio qui sopra. Quelle del tuo mestiere si scrivono nell’incontro di configurazione.
Come funziona
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L’assistente qualifica la richiesta
Fa le domande della checklist configurata per il mestiere: cosa succede, da quando, che cosa serve. Raccoglie le foto e i vocali che servono a capire il lavoro, a seconda del mestiere: il rumore all’avviamento, la foto del danno, la misura sul fianco della gomma, la targhetta della caldaia. L’urgenza non la chiede: la valuta dalla situazione che il cliente descrive. Il primo messaggio dichiara sempre che a rispondere è un assistente AI.
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La richiesta arriva ordinata nell’app
Nell’app trovi la richiesta già strutturata: cliente, tipo di intervento, urgenza, allegati. Prendi in carico, fissi l’appuntamento sul calendario, chiudi la scheda. Nelle statistiche vedi quante richieste sono arrivate, quante fuori orario e quante hai chiuso.
Officine, gommisti, carrozzerie e altri mestieri
Le domande che l’assistente pone sono definite in una checklist per ogni attività. Per tre mestieri la checklist è già pronta; per tutti gli altri si scrive nell’incontro di configurazione.
Officina
La checklist chiede marca e modello, se il veicolo è marciante o fermo, e incoraggia il vocale del rumore: il meccanico lo ascolta prima di vedere l’auto.
Gommista
Nel picco del cambio stagionale le richieste arrivano qualificate — misura, o marca e modello, estive o invernali — invece che al telefono, una chiamata alla volta.
Carrozzeria
Le foto del danno arrivano con la richiesta e la checklist chiede se si tratta di un sinistro con assicurazione. Una regola fissa vieta all’assistente di attribuire responsabilità.
Impianti, energia, casa — e ogni altro mestiere
Termoidraulici e caldaisti, installatori di climatizzatori e di impianti fotovoltaici, elettricisti, serramentisti, assistenza tecnica: ogni attività che riceve richieste mentre lavora. La checklist — cosa serve, dove, la foto dell’impianto o della targhetta — si scrive sull’attività nell’incontro di configurazione.
Domande frequenti
Il numero WhatsApp resta dell’attività?
Sì. Se l’attività usa già WhatsApp Business, Plancia risponde sullo stesso numero e il titolare continua a usare l’app sul suo telefono: WhatsApp la chiama coesistenza, e le sue poche regole sono scritte nel contratto. Se l’attività non ha un numero da dedicare, il numero si concorda nel contratto. Alla cessazione numero e conversazioni restano all’attività.
E le telefonate?
Plancia risponde ai messaggi WhatsApp, non alle chiamate. Chi chiama e non trova risposta va invitato a scrivere: il messaggio di segreteria del telefono dell’attività, il sito e la scheda Google indicano il numero WhatsApp, e la richiesta arriva comunque. Prezzi, diagnosi e appuntamenti li gestisci tu, al telefono o dall’app.
Il cliente capisce che sta scrivendo a un’AI?
Sì. Il primo messaggio si apre con «Sono l’assistente AI di [attività]» — per scelta e per obbligo (Regolamento UE 2024/1689, art. 50) — e contiene il collegamento all’informativa. Poche domande mirate, nessun menù: poi la richiesta passa a te.
E se il cliente chiede un prezzo o una diagnosi?
La configurazione vieta all’assistente prezzi, diagnosi e impegni: restano decisioni tue. In quel caso non risponde nel merito: registra la domanda e te la consegna insieme alla richiesta.
Posso intervenire nella conversazione?
In qualsiasi momento. Se rispondi tu in chat, l’assistente sospende le risposte automatiche e la conversazione prosegue fra te e il cliente.
Chi tratta i dati dei clienti?
Titolare del trattamento è la tua attività; Promethea Automation tratta i dati come responsabile, per conto tuo (art. 28 GDPR). I fornitori che intervengono — canale WhatsApp, infrastruttura cloud nell’Unione europea, modello di intelligenza artificiale — sono elencati per nome nell’accordo sul trattamento dei dati che fa parte del contratto, e ogni sostituzione ti viene comunicata prima di diventare operativa. I dati di ogni attività sono separati dagli altri a livello di database; foto e vocali sono cancellati automaticamente dopo 400 giorni.
Cosa serve per l’attivazione?
Un incontro di configurazione: definiamo insieme le domande della checklist, i servizi, gli orari e il tono — quello che l’assistente sa e quello che non deve dire. Non installi nulla: le richieste le consulti in un’app che si apre dal browser.
Una proposta su misura
Ogni attività riceve una proposta scritta, su misura per il suo lavoro. Importo, durata, preavviso di disdetta e condizioni di rinnovo sono fissati nel contratto prima che tu prenda qualsiasi impegno. Non ci sono costi a consumo oltre a quelli concordati.
Richiedi una proposta →Hai ricevuto un messaggio dall’assistente?
Se hai scritto su WhatsApp a un’attività — un’officina, un installatore, un tecnico — e la prima risposta dice «Sono l’assistente AI di…», quell’assistente è Plancia: risponde per conto dell’attività quando il titolare non può. Ti pone poche domande e consegna la richiesta al titolare, che decide come e quando ricontattarti. Non fornisce prezzi, diagnosi né impegni: quelli sono del titolare. Se il titolare interviene nella conversazione, l’assistente sospende le risposte automatiche.
I messaggi restano dell’attività che hai contattato: Promethea Automation li tratta per suo conto, limitatamente a quanto serve a gestire la richiesta. Foto, vocali, video e documenti sono cancellati automaticamente dopo 400 giorni. Per accedere ai tuoi dati, correggerli o chiederne la cancellazione puoi scrivere all’attività che hai contattato oppure a privacy@promethea-automation.com.
Se invece hai scritto al numero WhatsApp di Promethea Automation, +39 353 425 8142, il titolare siamo noi: vale la nostra informativa privacy.
Informativa completa →Contatti
Compila il modulo indicando il tuo mestiere e come arrivano oggi le richieste dei clienti: rispondiamo via email con una proposta su misura. Se il tuo mestiere non è fra quelli citati, scrivi comunque: la checklist si costruisce sull’attività. Se preferisci, scrivi a info@promethea-automation.com o al nostro numero WhatsApp.
Richiedi una propostaPlancia è un prodotto di Promethea Automation, azienda familiare che porta l’intelligenza artificiale nei processi delle imprese e sviluppa siti web e applicazioni web. Configurazione, attivazione e assistenza sono seguite dal team che lo sviluppa.